GIẢI PHÁP EMAIL CHO DOANH NGHIỆP

Trong thời đại công nghệ thông tin email đã dần dần thay thế fax và các phương tiện truyền tải text trước đây và trở thành một công cụ có tần xuất sử dụng nhiều nhất trong văn phòng để trao đổi thông tin. Tuy nhiên việc sử dụng email cũng có nhiều câu hỏi được đặt ra, trong đó, câu hỏi lớn nhất dành cho các doanh nghiệp là nên sử dụng hình thức email nào miễn phí hay trả phí? Bài viết này sẽ phân tích và đưa ra những gợi ý hữu ích cho các chủ doanh nghiệp.

Hệ thống Email trên Hosting và Dedicated Server / VPS

1. Microsoft Exchange: Là sản phẩm mail server của Microsoft. Được xây dựng trên nền tảng các phần mềm cộng tác của Microsoft nên sản phẩm này rất nhiều tính năng.Tuy nhiên chi phí xây dựng cực kỳ đắt, bạn phải có một email server có cấu hình mạnh, một địa chỉ IP public (hoặc thuê chỗ đặt server tại các trung tâm dữ liệu), và sau đó phải trả tiền license cho Microsoft. Chi phí cho một hệ thống Mail Exchange này không dưới 10,000 USD và còn tăng nhanh tùy thuộc vào số lượng email account mà bạn muốn tạo cho các nhân viên. Bù lại bạn được bảo mật rất tốt và được đánh giá cao vì dùng phần mềm bản quyền chính hãng.

Bên cạnh Microsoft Exchange hoạt động trên nền tảng Microsoft Windows thì có rất nhiều ứng dụng miễn phí cung cấp tính năng Email Server (tuy không thể phong phú như MS Exchange) hoạt động trên nền tảng Linux như Postfix, iRedMail, Exim…
2. Mdaemon: Là một sản phẩm email server tương đối nổi tiếng, là đối thủ cạnh tranh trực tiếp với Microsoft Exchange. Tuy nhiên giá mềm hơn một chút, để triển khai bạn cũng cần phải có một server riêng, IP riêng và chi phí triển khai.

3. Zimbra: là một phần mềm mail server xây dựng trên nền tảng mã nguồn mở linux và chạy khá ổn định nuột nà, tuy nhiên lại không nhiều tính năng như 2 ông lớn ở trên. Zimbra có phiên bản miễn phí cho người dùng thử giới hạn số user và phiên bản tính phí không hạn chế user. Cấu hình phần cứng chạy Zimbra cũng không cần cao, có thể dùng máy chủ ảo VPS hoặc một PC bình thường là phục vụ được từ 50 đến 100 nhân viên. Tuy nhiên Zimbra không được bảo mật tốt như Microsoft Exchange hay Mdaemon.

4. Dịch vụ Hosting: Các công ty hosting ở Việt Nam đều cung cấp dịch vụ email hosting hoặc cung cấp gói dịch vụ mail kèm theo các gói hosting. Khác với 3 giải pháp mail nói trên phải đầu tư cả máy chủ và license phần mềm thì dịch vụ email hosting linh hoạt hơn, doanh nghiệp không phải đầu tư mà chỉ trả tiền dịch vụ hàng tháng. Tuy nhiên dịch vụ này có một điểm hạn chế là nhiều doanh nghiệp khác nhau có thể hosting trên cùng một máy chủ, giống như các văn phòng đặt chung trong một tòa nhà, với một địa chỉ IP duy nhất, dẫn đến tính bảo mật kém nhất. Mặt khác nếu một trong các công ty hosting chung bị tấn công, bị sự cố dẫn đến làm máy chủ bị dừng dịch vụ thì các công ty khác cũng bị ảnh hưởng và dịch vụ mail có thể bị gián đoạn.

Doanh nghiệp lựa chọn giải pháp email
Tùy theo quy mô và mức độ sử dụng email của doanh nghiệp mà mỗi một doanh nghiệp nên lựa chọn một trong các giải pháp nêu trên. Dưới đây chúng tôi đưa ra những gợi ý với hi vọng là bạn sẽ lựa chọn được giải pháp email phù hợp và ổn định nhất cho doanh nghiệp của mình.
1. Doanh nghiệp có trên 100 nhân viên và có bộ phận IT hoặc có thuê dịch vụ IT outsource của một công ty IT chuyên nghiệp thì nên chọn giải pháp email server dùng riêng, sử dụng license MS Exchange hoặc Mdeamon. Việc đầu tư ban đầu tuy có tốn kém nhưng bù lại sẽ quản lý tốt nhất các email của nhân viên và được bảo mật tối đa.
2. Doanh nghiệp có từ 50 đến 100 nhân viên, có thể có hoặc không có nhân viên IT thì nên dùng giải pháp Zimbra và nhớ là dùng Zimbra có license, bản tính phí, để có thể triển khai hết các chức năng bảo mật của Zimbra cũng như là các chức năng quản lý và khai thác email hiệu quả.
3. Doanh nghiệp có từ 50 đến 100 nhân viên, và muốn tiết giảm chi phí đầu tư có thể dùng giải pháp Zimbra bản miễn phí với chức năng hạn chế hơn. Tuy nhiên nên thuê một công ty có kinh nghiệp về email server và Zimbra dịch vụ quản trị email để thực hiện việc quản lý email, backup dữ liệu… để đảm bảo an toàn cho email và có thể khôi phục dịch vụ một cách nhanh chóng khi bị sự cố. Nếu bạn là một doanh nghiệp trong phân khúc này, bạn cũng có thể lựa chọn giải pháp VPS email server như vậy chi phí đầu tư ban đầu bằng 0 và chỉ mất chi phí thuê dịch vụ hàng tháng mà vẫn có được một hệ thống email hiệu quả, bảo mật và an toàn.
4. Doanh nghiệp có từ 10 đến 50 nhân viên. Các doanh nghiệp này có rất nhiều lựa chọn, trong đó tốt nhất là sử dụng dịch vụ VPS email server, ngoài ra cũng có thể còn nhiều giải pháp thay thế khác.
5. Doanh nghiệp có dưới 10 nhân viên. Có 2 lựa chọn
• Sử dụng dịch vụ hosting, dịch vụ email hosting để khởi tạo email gắn với tên miền của mình
• Dùng các email cá nhân miễn phí như gmail, yahoo. Tuy nhiên tùy theo lĩnh vực mà lựa chọn các email cá nhân này. Chẳng hạn các lĩnh vực ít liên quan đến công nghệ cao, ít phải làm việc với đối tác nước ngoài thì có thể dùng email này. Còn nếu doanh nghiệp làm thương mại, làm việc trong lĩnh vực công nghệ cao, hay phải giao dịch với các đối tác nước ngoài, đối tác lớn thì không nên dùng email cá nhân miễn phí vì độ tin cậy không cao.